Guide FEC

Structure du fichier FEC : champs et contrôles

La structure du FEC organise chaque écriture en champs normalisés : journal, numéro, dates, compte, auxiliaire, pièce, libellé, débit, crédit, lettrage, validation et devise selon les données applicables.

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Pourquoi utiliser Pilotegest ?

Lire l’en-tête et les colonnes.
Contrôler types et formats.
Comprendre les liens entre lignes d’une écriture.
Éviter les altérations lors de l’ouverture.

Pour qui ?

Experts-comptables, Collaborateurs comptables, DAF, Responsables comptables.

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Cas d’usage fréquents

Paramétrer un export

Diagnostiquer un rejet

Préparer une migration

Comment est organisé un FEC ?

Le fichier contient une ligne d’en-tête puis des lignes de données. Plusieurs lignes partagent généralement un même numéro d’écriture et forment un ensemble équilibré. Le journal et les dates permettent de replacer cet ensemble dans la chronologie comptable.

Le séparateur, l’encodage et le format des valeurs doivent être préservés lors de l’ouverture ou de la conversion.

Journaux, écritures et dates

Les champs de journal identifient le type de flux. Le numéro d’écriture regroupe les lignes ; les dates décrivent l’enregistrement, la pièce ou la validation selon le champ concerné.

Contrôlez les valeurs vides, les dates impossibles et les écritures dont les lignes ne partagent pas les informations structurantes attendues.

Comptes, auxiliaires et libellés

Le compte général situe l’imputation ; les informations auxiliaires détaillent notamment les tiers lorsque le système les utilise. Les libellés et références de pièces facilitent la justification.

Une analyse doit accepter les conventions internes tout en signalant les absences ou variations qui réduisent la traçabilité.

Débit, crédit, lettrage et devise

Les montants doivent être interprétés avec leur format exact et vérifiés au niveau de l’écriture. Les données de lettrage permettent d’étudier certains rapprochements ; les champs de devise documentent les opérations concernées.

Évitez toute conversion automatique qui supprimerait des zéros, transformerait les dates ou utiliserait le mauvais séparateur décimal.

Contrôles de structure à automatiser

Automatisez le nombre de colonnes, les champs requis, les types de valeurs, les plages de dates et l’équilibre. Produisez un rapport qui précise la règle, le volume touché et des exemples de lignes.

Le rapport doit rester reproductible et distinguer les erreurs de lecture des anomalies comptables.

Questions fréquentes

Pourquoi un tableur peut-il altérer le FEC ?

Il peut convertir les dates, supprimer des zéros initiaux, arrondir des nombres ou changer l’encodage. Travaillez sur une copie et conservez l’original.

Toutes les colonnes doivent-elles être renseignées ?

Le traitement dépend du champ et de la situation. La structure attendue doit être respectée même lorsque certaines valeurs sont vides.

Comment repérer une ligne décalée ?

Comparez le nombre de séparateurs et validez le type de chaque colonne sur toutes les lignes.